На прикладі реальних кейсів лідерів фінансового, аграрного та промислово-дистриб’юторського секторів — АТ «ПІРЕУС БАНК МКБ», ТОВ«Агробудівельний альянс “Астра”» та ГК «Асканія» — розбираємося, як кардинально перебудувати закупівлі за допомогою сучасних цифрових інструментів та правильних управлінських рішень.
Усвідомлення кризи: чому старі моделі більше не працюють
Більшість українських компаній починали свій шлях із простих моделей. На старті, коли обсяги невеликі, закупівлями може займатися одна людина або кожен департамент забезпечує себе самостійно. Проте з масштабуванням бізнесу такий підхід неминуче веде до кризи.
В Агробудівельному альянсі «Астра» (одному з лідерів ринку сільгосптехніки) довгий час діяв саме такий формат: один універсальний менеджер відповідав за все – від закупівлі офісних витратних матеріалів до придбання ексклюзивних імпортних тракторів Fendt.
Результат прогнозований: критичне операційне навантаження, затримки, повна відсутність часу на глибокий аналіз ринку та регулярне «гасіння пожеж». Процес залежав від однієї людини, що створювало колосальні операційні ризики.
Схожі виклики, але під іншим кутом, долав і «ПІРЕУС БАНК МКБ». Тут головними бар’єрами стали застарілий паперовий документообіг (пропозиції у закритих конвертах), відсутність єдиної бази аналітики, непрозорість домовленостей із постачальниками та відсутність реального розуміння ринкових цін. Фінансова установа,що працює під суворим наглядом НБУ, гостро потребувала повної автоматизації та інструментів безкомпромісного контролю.
У великих холдингах, таких як ГК «Асканія» (структура якої охоплює напрями від FMCG та логістики до спортивної інфраструктури), масштабування породжує іншу проблему — внутрішню розрізненість. Тендери тривалий час «жили» окремо в кожному підрозділі. Різні підходи, у кожного своя база постачальників, свої Excel-таблиці та складні вузли комунікацій призводили до втрати контролю. Керівництву було важко бачити єдину фінансову картину, а закупівлі перетворювалися на складний
бюрократичний лабіринт.
Кейс «ПІРЕУС БАНК МКБ»: сила цифровізації та мільйонна економія Банк зробив ставку на комплексну цифрову трансформацію, обравши своїм стратегічним партнером електронний майданчик Zakupivli.Pro. Переведення комерційних закупівель в онлайн та запуск відкритих конкурентних торгів дозволили залучити нових постачальників, зробити меншою паперову тяганину та мінімізувати
вплив суб’єктивного фактора при виборі переможця.
Результати 2024 року довели фінансову спроможність цього рішення у конкретних цифрах:
● 4,48 млн грн — чиста економія за рік завдяки здоровій конкуренції.
● 7,6% — середній відсоток зниження вартості від початкових пропозицій переможців.
● 15 постачальників — найвищий показник конкуренції на одному тендері (при
середньому показнику — 4 пропозиції на закупівлю).
Завдяки здоровому суперництву учасників на майданчику сумарне зниження цін під час торгів склало вражаючі 21,5 млн грн. Збережені 4,48 млн грн не просто залишилися на рахунках, а стали частиною фінансового резерву для розвитку внутрішніх сервісів банку.
Ця тенденція успішно триває й у першій половині 2025 року: середня економія стабільно тримається на рівні майже 5% при збереженні високої активності ринку (в середньому 3 постачальники на тендер).
Кейс «Агробудівельний альянс “Астра”»: синергія структури та сучасних технологій.
Для компанії «Астра» вирішенням проблеми став перехід від «одного воїна в полі» до повноцінного категорійного менеджменту та впровадження цифрових закупівельних інструментів на базі Zakupivli.Pro. Керівництво усвідомило: закупівлі — це не просто витратна стаття, а важіль стратегічного управління.
Трансформація відбулася за двома напрямами одночасно:
1. Створення спеціалізованої команди: замість одного універсала з’явилася чітка структура: Керівник відділу (стратегія) — Категорійні менеджери (глибока експертиза ринків збуту) — Спеціалісти із закупівель (проведення тендерів) —Аналітик (робота з даними та моделювання рішень).
2. Автоматизація процесів: кожен етап закупівлі перейшов у Zakupivli.Pro, що
забезпечило швидкий та рівний доступ постачальників та реальну конкуренцію
«Кваліфікація та індивідуальний підхід спеціалістів з боку майданчику були відчутні при кожному зверненні від нас, як Замовника-початківця, і, саме головне, стали запорукою успіху у тому чи іншому запиті», — діляться досвідом у команді.
Порівняння процесів: як змінилися закупівлі «До» та «Після»
Еволюцію операційної моделі компанії «Астра» найкраще ілюструє порівняння ключових аспектів роботи:
● Швидкість процесів
БУЛО: Процеси тривали довго, оскільки закупівля повністю залежала від фізичного ресурсу однієї людини.
СТАЛО: Значно скорочено часові витрати завдяки автоматизації рутини та паралельному веденню проектів різними спеціалістами.
● Прозорість та контроль
БУЛО: Високі ризики суб’єктивного вибору та непрозорого розподілу замовлень.
СТАЛО: Кожен крок, зміна ціни та пропозиція фіксуються, архівуються і доступні в системі в будь-який момент.
● Фінансова економія
БУЛО: Необґрунтований рівень цін через слабку конкуренцію та обмежений вибір постачальників.
СТАЛО: Значна економія коштів завдяки конкурентним торгам та постійному аналізу ринку.
● Робота з постачальниками
БУЛО: Співпраця виключно з обмеженим колом історично сформованих та «зручних» партнерів.
СТАЛО: Широкий та безперешкодний доступ до тисяч верифікованих постачальників по всій Україні та світу.
● Управління ризиками
БУЛО: Високі операційні ризики (людський фактор, помилки через втому)та комплаєнс-ризики (корупційні прояви).
СТАЛО: Ризики мінімізовані завдяки чіткому розподілу ролей у команді, диверсифікації бази партнерів та системному аудиту.
● Загальний підхід
БУЛО: Переважно реактивний формат, постійне «гасіння пожеж» під тиском термінових запитів без довгострокового плану.
СТАЛО: Стратегічний та проактивний підхід: прогнозування потреб бізнесу, глибока аналітика ринку та планування категорій.
Кейс ГК «Асканія»: об’єднання бізнес-напрямів у єдину екосистему та конфіденційні тендери
Група компаній «Асканія» підійшла до проблеми розрізненості системно: вони не просто автоматизували закупівлі, а створили унікальну модель «внутрішнього та зовнішнього ринку» в межах одного цифрового контуру на майданчику Zakupivli.Pro.
Холдинг об’єднав процеси за допомогою гнучких кабінетів:
1. 4 юридичні особи як Замовники: усі тендери холдингу відбуваються за єдиними уніфікованими правилами. Керівництво бачить усі статуси в реальному часі без необхідності вручну зводити Excel-таблиці з десятків підрозділів.
2. 4 кабінети як Постачальники: компанії всередині ГК «Асканія» тепер можуть виступати постачальниками власних товарів та послуг для інших компаній холдингу прямо через систему.
Окрім внутрішньої синергії, холдинг кардинально змінив правила роботи із зовнішнім ринком, впровадивши формат закупівель із прихованим результатом. Конкуренція на майданчику залишається відкритою, але фінальні ціни й умови контрактів не стають публічними.
Чому це ефективно? Постачальники не бачать ставок один одного і, щоб виграти,одразу пропонують максимально вигідні умови, не сподіваючись на тривалі раунди торгів. Це захищає комерційну таємницю бізнесу та дає найкращу ціну «на старті».
Ефективність такого підходу яскраво ілюструють результати роботи компанії «Асканія-Пак» за 2025 рік:
● 49 масштабних тендерів проведено за рік.
● 5 компаній — середня конкуренція на одну процедуру (в окремих категоріях показник сягав 21 учасника).
● 27,9% — середній відсоток зниження ціни від стартових пропозицій постачальників.
Додаткові цифрові інструменти, які полегшили роботу закупникам «Асканії»:
● Адресне залучення учасників: персональний менеджер Zakupivli.Pro допомагає залучати гравців навіть у складних, вузькоспеціалізованих нішах із низькою активністю.
● Автоматичне зведення пропозицій: система самостійно формує підсумкові таблиці порівняння цін та архівує документи учасників в один клік, усуваючи ризик ручних помилок аналітиків.
● Безпека та комплаєнс: закупівельники бачать досьє, рейтинги та відгуки про контрагентів безпосередньо в момент проведення процедури, що розвантажує службу безпеки.
Досвід «Піреус Банку», агроальянсу «Астра» та холдингу «Асканія» доводить: успішна трансформація закупівель базується на синергії трьох елементів: професійної команди, ефективних внутрішніх процесів та сучасних цифрових інструментів.
“Завдяки переходу на Zakupivli.Pro українські компанії не просто заощаджують десятки мільйонів гривень та ліквідують комплаєнс-ризики. Вони отримують головне — керованість, швидкість рішень та технологічну гнучкість, які у сучасному бізнес-середовищі є запорукою стабільності та довгострокового зростання”, — говорить СЕО Zakupivli.Pro Наталія Ковальова.
